Kom maar op met uw documenten!

Heeft u documenten, facturen, pakbonnen, vrachtbrieven etc. etc. die u digitaal zou willen verwerken? Wij laten u in een persoonlijke demo de mogelijkheden zien. Dat zijn oplossingen die voor u het beste van toepassing zijn. Het Team van Trouvé gaat deze oplossingen dan combineren en koppelen, zodat uiteindelijk de beste totaaloplossing ontstaat. Wij werken alleen met gerenommeerde producten. Deze zijn van wereldwijde marktleiders op het gebied van Document Management. Waar wij als een van de weinigen voor zijn gecertificeerd om mee te werken.
Bas van Hees en Hugo van der Pot, directie Trouvé
Bas van Hees en Hugo van der Pot, directie Trouvé

Waarom zou u documenten digitaal gaan verwerken?

Wij bevinden ons in een tijdperk van digitale transformatie, waarin digitale veranderingen steeds sneller gaan. Branches en landsgrenzen vervagen en alles wordt steeds transparanter. Deze ontwikkelingen zijn ook van invloed op uw organisatie. Want hoe zorgt u ervoor dat u altijd de 'Lead' blijft houden? Door uw bedrijfsprocessen digitaal te stroomlijnen anticipeert u op deze snelle marktontwikkelingen. U wilt tenslotte uw bestaande klanten behouden, uw marktpositie versterken en uw kosten verlagen.

Digitaal documenten verwerken en beheren
=
Efficiënt, optimaal, veilig en betrouwbaar werken

Wat gaat u doen als u digitaal gaat werken?

U gaat uw bedrijfsprocessen onder de loep nemen en (meer) grip krijgen op uw processen. Of u nu in de zorg of commerciële sector werkzaam bent, klanten willen steeds beter en sneller geïnformeerd worden. De wijze waarop u uw documenten verwerkt en beheert binnen uw organisatie is daarom van essentieel belang. Door digitaal te gaan werken met documenten kunt u namelijk:
  • Processen sneller, goedkoper en met minder fouten laten verlopen
  • Beter met uw klanten communiceren
  • Ervoor zorgen dat de klant, klant blijft

Zes redenen om te beginnen

1

Verbetering van processen

Sneller, goedkoper en met minder fouten.

2

Combineren en matchen van data

Uit verschillende systemen de data combineren.

3

Betere communicatie

Beter en sneller met klanten communiceren.

4

Veilig en betrouwbaar werken

Met autorisatieniveaus, laatste versies en inzicht wie met documenten heeft gewerkt.

5

Tevreden klanten

Ervoor zorgen dat de klant, klant blijft.

6

Voldoen aan wet- en regelgeving

De bewaarplicht van 7 jaar voor alle documenten, e-mail en bijlagen.

Onze oplossingen

Beschikbaar in the Cloud en On-premise
De oplossingen die Trouvé levert bestaan uit een combinatie van producten die afkomstig zijn van toonaangevende fabrikanten. Fabrikanten die ieder op hun gebied uitblinken en marktleider zijn. Alle genoemde oplossingen zijn te integreren met elkaar en ook afzonderlijk toe te passen. Wilt u weten hoe dit binnen uw eigen organisatie kan worden toegepast? We gaan graag met u hierover in gesprek.

Scannen

SCANNEN
Wij hebben diverse document scanners voor u om uw papieren documenten mee te scannen. Deze documenten zijn dan geschikt voor verdere verwerking. Dit kunnen snelle scanners zijn, voor grote hoeveelheden papier, maar ook mobiele scanners voor onderweg. Kijkt u ook eens op www.descannerspecialist.nl, de webshop van Trouvé met diverse scanners en supplies

Herkennen

HERKENNEN
Alle informatie die nodig is voor verdere verwerking wordt (automatisch) gelezen en kan worden gekoppeld aan een database of softwarepakket. Of u nu met standaard formulieren werkt, of met gespecificeerde formulieren, met bijvoorbeeld heel veel line items. U geeft aan welke informatie u nodig heeft en wij gaan ermee aan de slag om deze zo goed mogelijk te lezen. De data die u verkrijgt kunt u bijvoorbeeld koppelen aan een boekhoudpakket of andere applicaties die deze informatie nodig hebben.

Archiveren

ARCHIVEREN
Documenten, e-mail, pdf etc. Alles kan digitaal worden gearchiveerd en op een 'google'-achtige manier op meta-data eenvoudig worden terug gevonden. In samenspraak maken wij de structuur van de Digitale Archief, wat het beste voor u werkbaar is. Zo kunt u bijvoorbeeld autorisatieniveaus invoeren, groepen aanmaken en documenten afschermen of vergrendelen.

Beheren

BEHEREN
Activeer zakelijke processen automatisch (Workflow) door een eenvoudige inrichting van documentstromen. Zo zorgt u ervoor dat er een duidelijke werkwijze ontstaat. Dat formulieren te volgen zijn binnen u organisatie. Wie is er mee bezig, hoe lang is dat document bij een persoon. U kunt reminders instellen. Formulieren terug laten gaan naar hogere lagen. Bevoegdheden instellen voor minimum/maximum bedragen. Contractdata invoeren als reminder. Er is veel mogelijk om papierstromen makkelijk(er) te laten verlopen en diverse hulpmiddelen beschikbaar om het u eenvoudiger te maken.

Papierloze Document

PAPIERLOZE DOCUMENT
Het werken met -en het bewerken van - het papierloze document, geschikt voor een tabletoplossing, wordt mogelijk gemaakt door de OL Connect technologie. Bijvoorbeeld geen papieren werkbon meer, maar een werkbon op uw tablet, waar u alle gegevens op kunt invullen. Handtekeningen op kunt zetten, locatie (via google) kunt toevoegen en direct kunt verzenden naar de desbetreffende personen. Dit is een voorbeeld van deze technologie, maar andere mogelijkheden zijn uiteraard ook denkbaar.

Wat als u klein van omvang bent?
Gefaseerd het digitale werken wilt invoeren?
Alleen een deel wilt digitaliseren?

Ook dan kunnen wij u goed van dienst zijn. Wij kunnen deeloplossingen bieden voor bepaalde problemen waar u tegenaan loopt of bepaalde formulieren die u geautomatiseerd verwerkt zou willen zien. Maar we kunnen ook een totaaloplossing -in de vorm van bouwstenen- gefaseerd bij u invoeren. En voor bedrijven met weinig medewerkers hebben wij aantrekkelijke abonnement structuren. Ook voor deze bedrijven is digitalisering binnen handbereik en kunt u snel aan de slag kunt met digitaal werken.

Waarom kiezen voor Trouvé?

  • Wij zijn De Specialist op het gebied van Document Management
  • Wij geven aan welke oplossing het beste bij u past. Wij verkopen geen producten, maar een passende  totaaloplossing.
  • Wij geven ook aan wat NIET kan. Daar zijn wij eerlijk over.
  • Wij kunnen systemen koppelen, ook met systemen en pakketten waar u nu mee werkt.
  • Wij vinden een persoonlijke benadering belangrijk.
  • Wij combineren onze Digitale expertise met onze IT expertise. Wij kunnen ook beoordelen wat technisch mogelijk is.
  • Een professioneel en slagvaardig team.
  • Wij bestaan 13 jaar.
  • Actief in de Benelux en diverse branches zoals zorg, overheid, transport & logistiek, verzekeraars, notariaat, advocatuur, opleidingsinstituten, uitzendbureaus, metaal, retail, productiebedrijven etc.
"Wij willen u inspireren en ideeën op laten doen met het laten zien van oplossingen voor het verwerken van papieren en digitale data. Hoe u deze kunt verwerken en hoe u informatie kunt ontsluiten."

- BAS & HUGO
DIRECTIE TROUVE

ONZE PARTNERS

Scannen

Archiveren

Papierloos Document

Herkennen

Beheren

"We waren op zoek naar een partij die een overview heeft over het landschap van processen. Het liefst over alle branches heen. En we zochten niet alleen naar hardware en software, maar naar een totaaloplossing”

- HAPPY CUSTOMER :-)

Contact

Wij vertellen u graag wat de mogelijkheden zijn. Neem contact met ons op voor een vrijblijvende Demo.

"Sneller werken, tijd besparen en informatie overal en wanneer u dat wilt snel opzoeken en terugvinden.
Veilig opgeborgen en voor iedereen beschikbaar.
Wij realiseren dat voor u."

- TEAM TROUVE

DOCUMENT MANAGEMENT & DIGITALISERINGSOPLOSSINGEN

Document Management - Document Scanners - Digitale Factuurverwerking - Digitale Postkamer -
Digitale HR dossiers Processen & Workflow - Data Capture - Projectscanning - Cloud oplossingen -
Archief Digitalisering